Minggu, 19 Februari 2012

SOP Manajemen Risiko


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)



Penerapan Manajemen Risiko
Unit Pabrik Kelapa Sawit
Cot Girek





PT PERKEBUNAN NUSANTARA-I (PERSERO)
2011

ATRIBUTE PROSES BISNIS (APB)
PT. Perkebunan Nusantara I (Persero)
Penerapan Manajemen Risiko
Pemilik Proses
SOP Manajemen Risiko
Bagian/Unit:
Tata Usaha Dan Umum
Penanggung Jawab
Manajer PKS Cot Girek
Pengembangan Atribut Proses Bisnis (APB)

Disusun oleh:




Agung Ibrahim Hasibuan
Cakarpim Bagian Umum
Tanggal : 5 Oktober 2011
Diketahui oleh:





Asisten Tata Usaha Dan Umum
Tanggal : 7 Oktober 2011
Disetujui oleh:





Plt Manajer PKS Cot Girek
Tanggal : 10 Oktober 2011

Tujuan Proses
Menganalisa pengelolaan risiko yang terdapat di dalam proses bisnis guna meminimalkan potensi kerugian dan meningkatkan kompetensi dan kinerja karyawan perusahaan sesuai dengan bidang kerjanya secara efektif dan optimal.

Ruang Lingkup
Khusus lingkungan kerja Pabrik Kelapa Sawit Cot Girek

Indikator  Kinerja  Utama
1.       Analisa dilakukan per item risiko dari setiap bagian proses bisnis secara menyeluruh di PKS Cot Girek
2.       Dilaksanakan oleh seluruh pemilik risiko di PKS Cot Girek
3.       Mengawasi pelaksanaan pengelolaan risiko unit dan pelaksanaan hariannya
4.       Melaporkan hasil kerja bulanan ataupun per priode

Risiko:
1.       Masih adanya ketentuan yang belum tersosialisasi secara menyeluruh
2.       Kurangnya waktu pengawasan per bulan mengingat persentase kerja yang cukup tinggi
3.       Sulitnya melakukan verifikasi secara mendalam akibat kurang di mengertinya standarisasi manajemen risiko
4.       Kurang didukung seluruh personil unit kerja karena rendahnya pengetahuan tentang tata kelola risiko

Pengendalian yang Dibutuhkan:
1.       Melakukan sosialisasi ketentuan secara menyeluruh dan berkasinambungan
2.       Mengatur jadwal pembahasan dengan bijak dan sesuai kondisi kerja
3.       Mengadakan pertemuan terjadwal dengan pemilik risiko untuk dapat disampaikan kepada bagian dibawahnya
4.       Memberikan pengertian dan pengetahuan dasar kepada seluruh personil
5.       Pelaporan harus sesuai standart karena merupakan reverensi untuk dewan direksi

Definisi dan Terminologi:
1.       Lembar verifikasi adalah sebuah solusi penyampaian risiko dan penanggulangan risiko beserta dampak dan penyebabnya secara mendalam dan menyeluruh
2.       Pembahasan perbulan dan triwulan adalah media pengawasan kegiatan, guna didapatinya hasil kerja terbaik dan terhindar dari risiko terburuk
3.       Hasil laporan akan digunakan sebagai dasar tindakan kedepannya
4.       Mekanisme pelaksanaan dapat di jadikan indikator penilaian kinerja bagian ataupun masing individu

Ketentuan dan Kebijakan Umum:
1.       Dasar Pelaksanaan:
a.        Surat Edaran Direktur Utama Nomor 01.CS/SEDA/13/2010 tentang penerapan manajemen resiko tanggal 30 September 2010.
b.       Memo Direktur SDM & Umum Nomor 01.CS/KPS-Kbn-Unit/M/1374/2010 tanggal 3 Desember 2010 mengenai dasar implementasi manajemen resiko
2.       Manajer dan atau atasan langsung harus mengetahui dan mengawasi secara langsung pelaksanaannya
3.       Pemilik risiko harus selalu memberikan informasi actual kepada manajer dan atau atasan langsungnya.
4.       Biaya pelasanaan dan pengawasan menjadi sepenuhnya beban unit kerja maupun prosedur yang mengaturnya
5.       Dalam kaitan pelaksanaannya dengan pihak lain akan dilaksanakan oleh pihak manajemen unit.
6.       Seluruh pemilik risiko dan atasannya harus melaksanakan verifikasi dengan sebenarnya dan penuh rasa tanggung jawab

Referensi:
1.       Keputusan Direktur Utama/SEDA Nomor 01.CS/SEDA/13/2010 tentang penerapan manajemen resiko tanggal 30 September 2010.
2.       Penilaian kompetensi dan kinerja personil

Dokumen Terkait:
1.       SOP  PELAKSANAAN MANAJEMEN RISIKO PT PERKEBUNAN NUSANTARA I (PERSERO)

Lampiran:
1.       Lembar identifikasi risiko
2.       Lembar verifikasi risiko unit

Kegiatan Utama
Kegiatan Utama
Hari

Keterlibatan Para Pihak


1.       Melakukan analisa dan identifikasi risiko sesuai dengan proses bisnis .
a.        Dapat  mendata risiko di masing tugas kerja pemilik risiko
b.       Mendapatkan risiko unit kerja terbaru dari masing kegiatan proses bisnis
c.        Membuat sebuah solusi ataupun usulan atas risiko yang ada
d.       Berdasarkan data yang ada dapat menganalisa Kebutuhan untuk risiko tersebut.
e.       Menyampaikan analisa dan dasar pertimbangan kepada manajer untuk dasar penyampaian kepada Direksi

1
:
Asisten terkait sebagai pemilik risiko
2
:
Asisten kepala unit kerja
3
:
Manajer sebagai Pimpinan Unit Kerja
4
:
Kepala bagian masing-masing unit yang berkaitan
5
:
Dewan Direksi

2.       Merencanakan program pengedalian tiap bulan dan per triwulan
a.     Membuat  Analisa risiko tiap bulan /triwulan dan tindakan atas risiko tersebut
b.     Membuat program tindakan berkesinambungan dalam pengawasan
c.     Sosialisasi program kerja atas risiko keseluruh personil unit kerja
d.  Pimpinan melaporkan dan berkoordinasi dengan kepala bagian dan direksi untuk tindakan atas potensi risiko kedepannya.


1
:
Kepala Bagian Unit Kerja Terkait.
2
:
Pimpinan Unit Kerja
3
:
Pemilik Risiko




3.       Menetapkan tindakan yang akan dilakukan apakah membutuhkan batuan atau secara mandiri .
a.        Jika tindakan penanggulangan risiko dapat dilakukan sendiri ,maka langsung susun Kerangka kerja tindakan individual.
b.       Jika tindakan penanggulangan risiko dilakukan secara eksternal maka kirimkan data pendukung dan analisa kebagian terkait sebagai dasar pertimbangan penanggulangan risiko.


1
:
Kepala Bagian Unit Kerja Terkait.
2
:
Staff Bagian Terkait
3
:
Pimpinan Unit Kerja terkait
4
:
Atasan langsung pemilik risiko

4.       Menyusun Kerangka Acuan Kerja
a.        Membuat Analisa Kebutuhan dan Tindakan
b.       Mempelajari  Program /Aturan yang sudah ada
c.        Berdasarkan data-data tersebut maka buatkan Kerangka Acuan Kerja
d.       Sampaikan Kerangka Acuan Kerja kepada atasan langsung untuk mendapat persetujuan, jika disetujui maka sampaikan ke bagian terkait untuk keperluan koordinasi ataupun pelaporan kegiatan


1
:
Pemilik Risiko
2
:
Kepala Unit Kerja
3
:
Pimpinan Unit Kerja







5.       Persiapan Tindakan (memastikan waktu dan tempat pelaksanaan, konfirmasi Pimpinan Unit Kerja, menyusun tahapan tindakan.

1
:
Pemilik Risiko
2
:
Pimpinan Unit Kerja
3
:
Kepala Bagian Terkait




6.       Melaksanakan Tindakan
a.        Memastikan tindakan sesuai dengan program
b.       Melaksanakan secara bertahap dan menyeluruh
c.        Melaporkan secara harian/lisan kepada atasan langsung
d.       Melaporkan kinerja tindakan secara priodik sesuai ketentuan


1
:
Pemilik Risiko
2
:
Pimpinan Unit Kerja
3
:
Kepala Bagian Terkait




7.       Mencatat dan mendokumentasikan
a.         Semua proses tindakan ataupun analisa

1
:
Pemilik Risiko
2
:
Pimpinan Unit Kerja
3
:
Kepala Bagian Terkait




b.       Melakukan Evaluasi efektivitas pelaksanaan tindakan dan analisa
a.        Dapatkan hasil tindakan dan analisa
b.       mengisi form verifikasi dan membuat catatan tindakan secara pribadi serta dokumen pendukung lainnya
c.        Berdasarkan data-data diatas lakukan evaluasi efektivitas pelaksanaan
d.       Jika hasil evaluasi efektif maka langsung susun laporan kegiatannya. Jika tidak efektif maka lakukan kembali pembahasan secara lebih mendalam dan kondisi sebenarnya.






1
:
Pemilik Risiko
2
:
Pimpinan Unit Kerja







c.        Menyusun laporan  tindakan
a.        Dapatkan hasil tindakan secara menyeluruh
b.       Tuangkan/ isi ke form pelaporan yang ada dokumen pendukung lainnya
c.        Lampirkan Lembar Identifikasi risiko yang ada
d.       Sampaikan laporan kepada Kepala Unit Kerja, untuk dikirimkan ke bagian/ urusan menangani manajemen risiko Kantor Pusat


1
:
Pemilik Risiko
2
:
Pimpinan Unit Kerja
3
:
Bagian terkait
Dan kepala urusan terkait pelaporan






d.       Pendokumentasian/ Arsip
Dokumentasikan seluruh berkas yang terkait dengan proses analisa dan tindakan secara rapih dan mudah dicari kembali (retrieve).






1
:
Personil Tata Usaha Dan Umum Unit Kerja










SUPPLIER, INPUT, PROSES, OUTPUT, CONSUMER (SIPOC)
PT. Perkebunan Nusantara I (Persero)
Penerapan Manajemen Risiko
Pemilik Proses
SOP Manajemen Risiko
Bagian/Unit:
Tata Usaha Dan Umum
Penanggung Jawab
Manajer PKS Cot Girek
 Pengembangan SIPOC

Disusun oleh:




Agung Ibrahim Hasibuan
Cakarpim Bagian Umum
Tanggal : 5 Oktober 2011
Diketahui oleh:




Bustamam. AB
Asisten Tata Usaha Dan Umum
Tanggal : 7 Oktober 2011
Disetujui oleh:




Ir. T. Irfansyah
Plt Manajer PKS Cot Girek
Tanggal : 10 Oktober 2011

PEMASOK
MASUKAN
TAHAPAN KEGIATAN
KELUARAN
PENGGUNA

·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait


·     Data inventaris risiko
·     Data formasi risiko
·     Usulan tindakan dari unit kerja
·     Usulan pertimbangan dari Unit Manajemen Risiko



1.    Melakukan analisa dan identifikasi tindakan atas risiko yang ada

Laporan Hasil Analisa dan tindakan

·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait
·       Dewan Direksi

·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait


·     Laporan Hasil Analisa dan tindakan

2.       Merencanakan program kerja kedepannya

Rencana Pelaksanaan

·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait
·      Dewan Direksi
·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait

·     Laporan Hasil Analisa dan tindakan
·     Rencana Pelaksanaan
3.    Menetapkan jenis tindakan yang akan dilakukan dan siapa pelaksananya
Hasil ketetapan mengenai jenis tindakan yang akan dilakukan dan Pelaksananya
·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait

·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait

·     Hasil ketetapan mengenai jenis tindakan yang akan dilakukan dan Pelaksananya
·     Laporan Hasil Analisa dan tindakan
·     Rencana Pelaksanaan

4.       Menyusun Kerangka Acuan Kerja
Kerangka Acuan Kerja
·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait

·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait
·     Kerangka Acuan Kerja
5.       Persiapan pra Tindakan (memastikan waktu dan tempat,menyusun bahan-bahan,)
·         Bahan Tindakan
·         Personil Pelaksana
·         Pengawas Pelaksanaan
·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait


·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait


·         Bahan Tindakan
·         Personil Pelaksana
·         Pengawas Pelaksanaan

6.       Mengadakan / Melaksanakan Tindakan

·    Laporan Pelaksanaan
·    Hambatan

·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait

·         Tata Usaha

·    Laporan Pelaksanaan
·    Hambatan
7.       Mencatat dan mendokumentasikan semua proses yg dilaksanakan
·      Notulen Pelaksanaan
·      Rekapitulasi hasil pelaksanaan
·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait


·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait

·      Notulen Pelaksanaan
·    Rekapitulasi hasil pelaksanaan
·    Laporan Pelaksanaan


8.       Melakukan Evaluasi efektivitas pelaksanaan

Laporan Hasil Evalauasi efektifitas pelaksanaan

·       Bagian terkait
·       Kepala Urusan terkait


·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
       Unit Kerja
       Terkait

·      Laporan Hasil Evalauasi efektifitas pelaksanaan
·      Notulen Pelaksanaan
·    Rekapitulasi hasil pelaksanaan
·    Laporan Pelaksanaan


9.       Menyusun laporan  pelaksanaan

·    Laporan Akhir Pelaksanaan


·    Kepala Bagian Terkait
·    Kepala Urusan
·    Dewan Direksi
·         Asisten Pelaksana sebagai Pemilik Risiko
·         Pimpinan Unit Kerja Terkait

·      Laporan Hasil Evalauasi efektifitas pelaksanaan
·      Notulen Pelaksanaan
·    Rekapitulasi hasil pelaksanaan
·    Laporan Pelaksanaan
·    Laporan Akhir Pelaksanaan

10.      Pendokumentasian

·    Kepala Bagian Terkait
·    Kepala Urusan
·   Dewan Direksi


Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Entri Populer